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Excel - Was Du für das Arbeiten mit Datum, Stunden, Uhrzeiten und Tagen wissen musst

Schnell mal einen Kalender erstellen? Den Monatsrapport für die Arbeitsstunden erstellen? Mit Excel kein Problem, sollte man meinen. Doch es gibt einige Stolpersteine.

In diesem Artikel erfährst Du alles, um sie elegant überspringen zu können.

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Datum, Uhrzeit, Stunden in Excel - so geht's

24 Stunden ist ein Tag ist 0 ist 1

Hä? Was soll das heissen? Beim Umgang mit Zeiten ist es besonders wichtig, dass man sich bewusst macht:

Du weisst, dass 100% und die Zahl 100 zwei verschieden grosse Werte sind. Trotzdem lauten beide 100.

Schauen wir uns das genauer an. Schreibe hierzu mehrmals die 1 nebeneinander.

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden

Formatiere die 1 einmal als Datum und einmal als Uhrzeit.

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden

Jetzt formatierst Du die 1 einmal mit dem benutzerdefinierten Format.

[hh]:mm
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden

Was ist hier los?

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Spezielle Formatierung für Stunden > 24

Des Rätsels Lösung - und bitte im Hinterkopf behalten...

  • Excel speichert ein Datum als Anzahl der Tage seit dem 1.1.1900. Nur durch die Formatierung ist es als Datum zu erkennen.
  • Excel speichert eine Uhrzeit, indem es für 24 Stunden den Wert 1 verwendet. 12 Stunden entspricht also 0.5, und so weiter. Nur durch die Formatierung ist es als Uhrzeit zu erkennen.
  • Bei einer als Uhrzeit formatierten Zelle, springt nach 23:59 die Uhrzeit wieder auf 0:00. Eigentlich ja logisch. Wenn man Werte über 23:59 benötigt, dann muss man das benutzerdefinierte Format "[hh]:mm" verwenden.

"Formatierungs-Magic"

Der halbe Kalender lässt sich eigentlich schon schön über Formatierungen regeln. Probier mal aus:

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - Ausgangslage
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Benutzerdefiniertes Format zuweisen
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - Ausgangslage

Die Funktion WOCHENTAG

Für einen Kalender brauchen wir auch die Möglichkeit, festzustellen, welcher Wochentag ein Wochenende ist. Hierzu gibt es die Funktion "Wochentag".

Syntax

=WOCHENTAG(Zahl;[Typ])

Die Wochentag-Funktion liefert für jeden Tag der Woche eine Zahl zurück. Was hat es mit "Typ" auf sich? Typ legt fest, an welchem Tag angefangen wird, zu zählen. Für uns ist Typ 2 die richtige Variante: Zahl 1 (Montag) bis 7 (Sonntag).

Probier es gleich aus: Schreibe in E2 die Formel "=WOCHENTAG(A2;2)" und ziehe diese nach unten. Das Ergebnis sollte jetzt so aussehen:

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - Ausgangslage

Bedingte Formatierung

Damit formatieren wir jetzt den ganzen Block bedingt:

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - formatieren
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - formatieren
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - formatieren
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - formatieren
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - formatieren
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender - schon ziemlich fertig

Die Funktion Datum

Möglicherweise willst Du einen universellen Kalender erstellen, für den Du einfach das Jahr festlegst. Hier hilft die Funktion Datum.

Sie hat die Syntax:

DATUM(Jahr;Monat;Tag)

Sie liefert aus drei Zahlen für das Jahr, den Monat und den Tag ein gültiges Datum.

Probier bitte:

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Datumsfunktion
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender erstellen
Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender erstellen

Kannst Du das Ganze in das Beispiel von vorher einbauen? Es sollte dann so aussehen:

Excel - Datum, Uhrzeit, Stunden
Excel - Kalender erstellen

Du kannst die Lösung unten in die Kommentare schreiben.

Ausblick - Und sonst?

Mit diesen Techniken kannst Du schon mal einen einfachen Kalender erstellen. Natürlich gibt es noch viel mehr Funktionen, die sinnvoll einsetzbar sind. Hier einige Beispiele.

Funktion MONAT

Mit der Funktion MONAT lässt sich der Monat als Zahl aus einem Datum feststellen.

Syntax:

=MONAT(Zelle)

Funktion WENN

Mit der Wenn-Funktion lässt sich ein Zelleninhalt auf eine Bedingung überprüfen und abhängig vom Ergebnis zwei verschiedene Werte in eine Zelle bringen.

Syntax:

=WENN(Prüfung;Dann_Wert;[Sonst_Wert])

Zusammen mit der Funktion "MONAT" lässt sich so überprüfen, ob der Monat noch gleich ist wie ein anderer und somit ein Kalender realisieren, bei dem die einzelnen Monate nebeneinander sind.

Funktion ISTZAHL

Mit der Funktion ISTZAHL lässt sich überprüfen, ob in einer Zelle eine gültige Zahl (oder auch ein Datum, denn auch ein Datum ist intern eine Zahl) enthält. Das ist dann nützlich, wenn sich aufgrund von Formeln in bestimmten Zellen z.B. keine gültigen Werte befindet.

Syntax:

=ISTZAHL(Zelle)

Beispiel

=WENN(ISTZAHL(D34);Zahl;"")

Schreibt Zahl in eine Zelle, falls D34 eine Zahl enthält, ansonsten nichts.

Funktion KALENDERWOCHE

Mit der Funktion KALENDERWOCH erhälst Du die Kalenderwoche eines Datums. Zusammen mit der WENN- und der WOCHENTAG-Funktion ist es z.B. möglich, die Kalenderwoche nur jeden Montag auszudrucken. Überlege Dir wie, Du kannst die Lösung unten in die Kommentare schreiben.

Syntax:

KALENDERWOCHE(Fortlaufende_Zahl;[Zahl_Typ])

Typ definiert den Wochenanfang. 2 ist hier der Montag.

Quellen / Weitere Infos



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