Excel - Was du für das Arbeiten mit Datum, Stunden, Uhrzeiten und Tagen wissen musst

Zuletzt aktualisiert am 25. Dezember 2023 von Lars

Schnell mal einen Kalender in Excel erstellen? Den Monatsrapport für die Arbeitsstunden in Excel erstellen? Mit der Tabellenkalkulation von Microsoft  kein Problem, sollte man meinen. Doch es gibt einige Stolpersteine.

In diesem Artikel erfährst Du alles, was du dazu wissen musst. Du lernst, wie du einen Kalender in Excel erstellen kannst. 

24 Stunden ist ein Tag ist 0 ist 1

Hä? Was soll das heissen? Beim Umgang mit Zeiten ist es besonders wichtig, dass man sich bewusst macht:

• Eine Zelle in Excel hat einen Wert
• Das Format entscheidet darüber, wie dieser Wert dargestellt wird

Du weisst, dass 100% und die Zahl 100 zwei verschieden grosse Werte sind. Trotzdem lauten beide 100.

Schauen wir uns das genauer an. Schreibe hierzu mehrmals die 1 nebeneinander.

Formatiere die 1 einmal als Datum und einmal als Uhrzeit.

Jetzt formatierst Du die 1 einmal mit dem benutzerdefinierten Format.

[hh]:mm

Was ist hier los?

Des Rätsels Lösung - und bitte im Hinterkopf behalten...

• Excel speichert ein Datum als Anzahl der Tage seit dem 1.1.1900. Nur durch die Formatierung ist es als Datum zu erkennen.
• Excel speichert eine Uhrzeit, indem es für 24 Stunden den Wert 1 verwendet. 12 Stunden entspricht also 0.5, und so weiter. Nur durch die Formatierung ist es als Uhrzeit zu erkennen.
• Bei einer als Uhrzeit formatierten Zelle, springt nach 23:59 die Uhrzeit wieder auf 0:00. Eigentlich ja logisch. Wenn man Werte über 23:59 benötigt, dann muss man das benutzerdefinierte Format "[hh]:mm" verwenden.

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"Formatierungs-Magic"

Der halbe Kalender lässt sich eigentlich schon schön über Formatierungen regeln. Probier mal aus:

• Schreibe in A2 das aktuelle Datum. Das kannst Du übrigens ganz einfach und schnell durch Eingabe von STRG und . (Punkt) machen
• Schreibe in B2 die Formel "=A2"
• Schreibe in C2 die Formel "=A2"
• Schreibe in D2 die Formel "=A2"
• Dann markierst Du A2 bis D2 und ziehst das Ganze nach unten.
• Jetzt müsste das alles so aussehen, wie in der nächsten Grafik

• Jetzt formatierst Du Spalte A mit dem benutzerdefinierten Format "MMM".

• Jetzt formatierst Du Spalte B mit dem benutzerdefinierten Format "TT".
• Jetzt formatierst Du Spalte C mit dem benutzerdefinierten Format "TTT".
• Pass die Spaltenausrichtung und Breite noch ein bisschen an, damit das Ganze so aussieht.

Die Funktion WOCHENTAG

Für einen Kalender brauchen wir auch die Möglichkeit, festzustellen, welcher Wochentag ein Wochenende ist. Hierzu gibt es die Funktion "Wochentag".

Syntax

=WOCHENTAG(Zahl;[Typ])

Die Wochentag-Funktion liefert für jeden Tag der Woche eine Zahl zurück. Was hat es mit "Typ" auf sich? Typ legt fest, an welchem Tag angefangen wird, zu zählen. Für uns ist Typ 2 die richtige Variante: Zahl 1 (Montag) bis 7 (Sonntag).

Probier es gleich aus: Schreibe in E2 die Formel "=WOCHENTAG(A2;2)" und ziehe diese nach unten. Das Ergebnis sollte jetzt so aussehen:

Bedingte Formatierung

Damit formatieren wir jetzt den ganzen Block bedingt:

• Markiere den ganzen Kalenderbereich
• Klicke in den Reiter "Start"
• Wähle "Bedingte Formatierung"
• Wähle "Neue Regel"

• Wähle die Option "Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden"

• Als Formatierungsregel gibst Du "=$E2>5" ein und übernimmst diese

• Dann formatierst Du über die Schaltfläche "Formatieren" z.B. ei leichtes Grau

• Danach sollte Dein Kalender so aussehen:

Die Funktion Datum

Möglicherweise willst Du einen universellen Kalender erstellen, für den Du einfach das Jahr festlegst. Hier hilft die Funktion Datum.

Sie hat die Syntax:

DATUM(Jahr;Monat;Tag)

Sie liefert aus drei Zahlen für das Jahr, den Monat und den Tag ein gültiges Datum.

Probier bitte:

• Schreibe in A1 "2017". Schreibe in A3 "=datum(A1;1;1)"

• Jetzt schreibst Du in A4 "=A3+1"</

• Und ziehst das Ganze nach unten

Kannst Du das Ganze in das Beispiel von vorher einbauen? Es sollte dann so aussehen:

Du kannst die Lösung unten in die Kommentare schreiben.

Ausblick - Und sonst?

Mit diesen Techniken kannst Du schon mal einen einfachen Kalender erstellen. Natürlich gibt es noch viel mehr Funktionen, die sinnvoll einsetzbar sind. Hier einige Beispiele.

Funktion MONAT

Mit der Funktion MONAT lässt sich der Monat als Zahl aus einem Datum feststellen.

Syntax:

=MONAT(Zelle)

Funktion WENN

Mit der Wenn-Funktion lässt sich ein Zelleninhalt auf eine Bedingung überprüfen und abhängig vom Ergebnis zwei verschiedene Werte in eine Zelle bringen.

Syntax:

=WENN(Prüfung;Dann_Wert;[Sonst_Wert])

Zusammen mit der Funktion "MONAT" lässt sich so überprüfen, ob der Monat noch gleich ist wie ein anderer und somit ein Kalender realisieren, bei dem die einzelnen Monate nebeneinander sind.

Funktion ISTZAHL

Mit der Funktion ISTZAHL lässt sich überprüfen, ob in einer Zelle eine gültige Zahl (oder auch ein Datum, denn auch ein Datum ist intern eine Zahl) enthält. Das ist dann nützlich, wenn sich aufgrund von Formeln in bestimmten Zellen z.B. keine gültigen Werte befindet.

Syntax:

=ISTZAHL(Zelle)

Beispiel

=WENN(ISTZAHL(D34);"Zahl";"")

Schreibt "Zahl" in eine Zelle, falls D34 eine Zahl enthält, ansonsten nichts.

Funktion KALENDERWOCHE

Mit der Funktion KALENDERWOCH erhälst Du die Kalenderwoche eines Datums. Zusammen mit der WENN- und der WOCHENTAG-Funktion ist es z.B. möglich, die Kalenderwoche nur jeden Montag auszudrucken. Überlege Dir wie, Du kannst die Lösung unten in die Kommentare schreiben.

Syntax:

KALENDERWOCHE(Fortlaufende_Zahl;[Zahl_Typ])

Typ definiert den Wochenanfang. 2 ist hier der Montag.

Quellen / Weitere Infos

• Einstieg in VBA mit Excel: Für Microsoft Excel 2007 bis 2016

Lars

Hallo, hier schreibt Lars. Dipl-Ing. Ingenieurinformatik (FH). Seit Jahrzehnten in der IT tätig. Geprüfter (und begeisterter) Webmaster. Ebenso begeisterter Windows-, Apple-, und Office-User. Ich schreibe über alle möglichen Themen rund um IT. Mehr über mich erfährst du hier: Über mich. Danke für deinen Besuch!