Homeoffice | Tipps, Tricks, Tools

lars-schlageter-autor
Hallo, hier schreibt Lars. Dipl-Ing. Ingenieurinformatik (FH). Geprüfter (und begeisterter) Webmaster. Ebenso begeisterter Windows-, Apple-, und Office-User. Ich schreibe über alle möglichen Themen rund um IT. Mehr über mich erfährst du hier: Über mich. Danke für deinen Besuch!

homeofficeit-zeugs.de ist „nur“ ein nebenberufliches Projekt. Im echten (Berufs-)Leben arbeite ich bei einem Webhoster im Kundensupport. Schon vor Zeiten des Corona-Viruses war Homeoffice bei uns möglich. Nun ist es seit einigen Tagen Pflicht.

Bei anderen Firmen werden jetzt erst auf die Schnelle Systeme hochgezogen, um den Mitarbeitern Homeoffice zu ermöglichen.

In dem Artikel stelle ich meine Erfahrungen und Tipps zum Thema Home-Office vor.

An dieser Stelle meinen herzlichen Dank an alle, die kein Homeoffice machen können und täglich für unsere Versorgung sorgen. Ganz spezieller Dank an alle im Gesundheitswesen. Ihr seid spitze!

Sicherheit im Homeoffice

Das Thema Sicherheit wird vom Anwender gerne unterschätzt. Sicherheit wird häufig als lästig wahrgenommen. Doch die Firmendaten sind letztlich zumindest ein Teil des Firmenkapitals und es gilt, diese entsprechend zu schützen.

Risiko: Einsatz des privaten Rechners

Setzt der Mitarbeiter sein eigenes Gerät ein, wird dadurch häufig die Sicherheit verringert. Die Firmen-IT kann hier kaum noch Sicherheitsrichtlinien durchsetzen. Es ist unklar, ob der Mitarbeiter zu Hause alle Updates installiert hat und der Antivirenscanner auf dem neusten Stand ist.

In Zeiten von bezahlbaren Notebooks ist der Einsatz des Firmennotebooks sinnvoller. Mobilität ist aber auch ein Risiko. Ein Notebook ist schnell geklaut, die Daten darauf gehören daher in jedem Fall verschlüsselt. Idealerweise gibt es die Möglichkeit einer Remote-Löschung und einen Prozess, der greift, wenn das Notebook verloren geht.

Risiko: Datenschutz

Gerade bei wegen der Corona-Krise adhoc improvisierten Lösungen besteht die Gefahr, dass Daten aus dem relativ sicheren Umfeld in ein unsicheres gelangen. Wenn der Mitarbeiter die Daten auf dem USB-Stick mit nach Hause nimmt, ist nich nur der Verbleib unsicher, sondern auch, ob diese Daten regelmässig gesichert werden.

Aber nicht nur das unabsichtliche Verlieren von Daten auf dem Rechner zu Hause ist ein Risiko. Wenn jetzt auf die Schnelle irgendwelche Cloud-Tools eingeführt werden, dann sollte man sich schon Gedanken machen, wo genau die eigenen Daten da landen, die Datenschutzerklärung überprüfen, anpassen und alles auf Einhaltung der DSGVO überprüfen.

Risiko: Remote-Zugang in das Firmennetzwerk.

Ein sicherer Zugang zum Beispiel per VPN ist nicht eben in ein paar Minuten eingerichtet. Das sollte nicht dazu verleiten, einen potentiell unsicheren Zugang anzubieten. In meiner früheren Zeit als Systemtechniker kann ich mich an Konfigurationen erinnern, bei denen sogenannte Terminalserver direkt ins Internet gehängt wurden. Das wäre heutzutage geradezu tragisch fahrlässig, da über entsprechende Attacken die Zugangsdaten oft relativ schnell „geknackt“ werden können.

Risiko: Umgang mit Zugangsdaten

Schon im Büro ist das oft ein hohes Sicherheitsrisiko. Noch immer hat sich in vielen Firmen nicht herumgesprochen, dass der Einsatz von komplexen Passwörtern und unterschiedlichen Passwörtern für jeden Dienst quasi Pflicht ist. Oft werden Passwörter noch auf Excel-Listen oder gar auf Zettel „gespeichert“. Selbst wenn ein Passwortmanager verwendet will, sind diese nicht automatisch netzwerkfähig und Kollegen, die den gleichen Dienst nutzen, bekommen von einer Passwortänderung möglicherweise nichts mit.

Risiko: Neue Arbeitsweise

Die neue, ungewohnte Arbeitsweise führt zu weiteren Risiken. Wenn der Chef eben mal per E-Mail um eine Überweisung eines hohen Betrages an ein ausländisches Konto bittet, kann man nicht eben den Gang heruntergehen und nachfragen. Die Hemmschwelle eines Anrufes ist hier möglicherweise schon zu hoch, wenn keine klaren Regelungen dazu getroffen wurden und es keine zusätzliche Kanäle (z.B. Chat) zum Nachfragen gibt.

Arbeitsweise

Auch an den Mitarbeiter zu Hause gibt es Anforderungen. Gestern haben wir uns nach Feierabend haben wir uns virtuell zu einem „Feierabendbier“ getroffen und unsere Erfahrungen ausgetauscht. Einige fühlen sich zu Hause produktiver, einige weniger produktiv als im Büro. Ich selbst war in der letzten Woche wahrscheinlich weniger produktiv. Immer wieder war der Drang zu gross, die neusten Entwicklungen zum Corona-Virus zu lesen.

Keine Ablenkung

Die Ablenkung durch privates sollte man auf ein Minimum reduzieren. Also alles private runter vom Schreibtisch. Einige können sich auch nicht durch die Wäsche unterbrechen lassen. Ich selbst bin allerdings produktiver, wenn ich am Waschtag im Homeoffice bin. Tendenziell mache ich zu wenig Pausen. Die Unterbrechung durch die Wäsche und die damit verbundene komplett andere Tätigkeit macht meinen Kopf frei und bringt mir Power für meine Aufgaben. Das muss sicher jeder selber für sich selber ausprobieren. Falls du auch Probleme mit zu wenig Pausen hast, schau dir doch mal die Pomodoro-Technik an.

Beim Konzentrieren kann Musik per Kopfhörer helfen. Für mich hat sich Musik bewährt,  die keine Aufmerksamkeit auf sich zieht. Am besten funktioniert eine Playlist mit ruhigen Musikstücken, die ich eh schon in- und auswendig kenne.

Pause aber richtig

Nach einer Arbeitsperiode sollte eine längere Pause möglich sein. Falls du alleine zu Hause bist, könnte hier eine Möglichkeit sein, sich telefonisch mit einem anderen Kollegen zum virtuellen Pausenklatsch zu verabreden. Wenn du nicht alleine zu Hause bist, kannst du mit deinen Mitbewohnern dich zum Beispiel zu einem Kaffee verabreden. Ich habe gemerkt, dass es gut für mich ist, wenn ich mich dann komplett auf den anderen einzulassen und nicht mit dem Handy spiele, etc…

Ist es bei deiner Arbeit wichtig, dass nicht zu viele gleichzeitig in der Pause sind? Praktisch für die Absprache ist ein Firmenchat. Bei unserem haben wir benutzerdefinierte Emojis für die Pause und das Zurückkommen erstellt.

Ziele setzen

Geht dir das auch so? Bestimmte Arbeiten brauchen immer so lange, wie man dafür Zeit hat. Naja, fast immer. Wenn ich für einen relativ aufwändigen Task aber nur sehr wenig Zeit habe, bekomme ich meist aber dann doch einen recht ordentlichen Entwurf hin. Man kennt das auch als das „Das Parkinsonsche Gesetz“ im Zeitmanagement. Siehe zum Beispiel hier bei Ivan Blatter.

Bei bestimmten Arbeiten (zum Beispiel E-Mail-Anfragen) bin ich derart ausgelastet, dass das kein Problem darstellt. Wir haben aber auch Projektzeit, bei dem wir an den unterschiedlichsten Projekten arbeiten, die nicht immer was mit dem Tagesgeschäft zu tun haben müssen.

Nehme ich mir hier nicht konkret vor, am Abend etwas in einem bestimmten Zustand erledigt zu haben, passiert es leicht, dass ich nicht wirklich vorankomme. Das gilt aber nicht nur im Homeoffice, dort aber besonders.

Setz dir also sportliche Ziele.

Die richtige Kleidung?

Vielfach hört man, man solle sich so anziehen, wie ins Büro. Ich merke keinen Unterschied. Wobei sich mein Bürooutfit vom Zuhause-Outfit nur bei Jeans und Turnhose unterscheidet. Was für mich allerdings nicht funktioniert: Entspanntes Arbeiten im Bett. Nach kurzer Zeit werde ich dort einfach todmüde…

Dieses Video ansehen auf YouTube.

Tools fürs Homeoffice

Ich stelle dir hier einige bekannte Tools vor, die sich auch im Homeoffice einsetzen lassen. Nicht alle nutze ich selber.

asana (Aufgabenmanagement)

asana ist eine Lösung für das Aufgabenmanagement. Wir setzen das in meinem „Hauptjob“ ein und es funktioniert sehr gut.

zoom (Meetinglösung)

zoom  ist eine Meetinglösung für Gruppen. Auch dieses Tool setzen wir in meinem Hauptjob ein.

Update: Jitsi Meet (Meetinglösung)

zoom ist zwar sowas wie ein „Platzhirsch“ im Bereich der Meetinglösungen, aber diverse Quellen berichten, dass es zoom mit der Sicherheit nicht allzu genau nimmt (zum Beispiel hier: Videokonferenz-Software: Ist Zoom ein Sicherheitsalptraum?).

Hier kann Jitsi Meet eventuell in die Presche springen. Jitsi Meet ist eine Open Source Videokonferenzlösung, die auch auf einen eigenen Webserver installiert werden kann.

Ich habe es nur kurz ausprobiert. Bleibe die Teilnehmerzahl überschaubar, funktioniert es ganz gut. Leider wird derzeit der Safari-Browser nicht unterstützt.

Zahlreiche Anbieter haben Jitsi, initiiert durch die Corona-Krise, als Gratis-Tool  auf ihren eigenen Servern zur Verfügung gestellt. Eine relativ elegante Art für Eigenwerbung. In Deutschland zum Beispiel experte.de. In der Schweiz cyon.

Slack (Chat)

Slack ist eine Chat-Lösung mit der Möglichkeit für Anrufe und auch Bildschirmfreigabe. Auch slack nutzen wir. Neben dem reinen Chat, sind auch (Video-)Anrufe und die Freigabe von Bildschirmen möglich.

Microsoft Teams (Chat, Zusammenarbeit)

Microsoft Teams ist eine Plattform, die Chat, Besprechungen, Notizen und Anhänge kombiniert. Der Dienst ist in die Office-365-Office-Suite integriert. In dem günstigen Office 365 Home ist es leider nicht mit dabei.

Nur die folgenden Office-Pläne haben Zugriff darauf:

  • Business Essentials
  • Business Premium
  • Enterprise E1, E3 oder E5
  • Enterprise E4 (für Benutzer, die diesen Plan vor seiner Einstellung erworben haben)

Produktseite bei Microsoft.

JMSHessen hat hier ein schönes Erklärvideo für die Nutzung im Fernunterricht dazu erstellt.

Ich selber arbeite nicht mit Microsoft Teams. Es ist noch recht neu, scheint mir aber eine immer grösser werdende Fangemeinde zu bekommen.

Trello (Projektverwaltung)

Trello ist ein Gratistool für die Projektverwaltung und Organisation. Ich selbst habe es mir mal angeschaut, aber nicht wirklich damit gearbeitet.

DropBox (Cloud)

Dropbox ist ein Cloud-Speicherplatz. Man erhält mit DropBox Basic 2 GB kostenlos.

Dropbox nutze ich schon seit einigen Jahren. Über eine entsprechende Client-Software (wie bei allen hier vorgestellten öffentlichen Cloud-Diensten) werden Daten automatisch mit der Cloud synchronisiert.

Da ich inzwischen auf Mac umgestiegen bin und zudem auch ein Office 365 Abo habe, nutze ich vermehrt iCloud und OneDrive.

Google Drive (Cloud)

Google Drive ist ein Cloud-Speicherplatz von Google, über den sich Daten austauschen lassen. Als Privatperson enthält man 15 GB kostenlos.

Microsoft OneDrive (Cloud)

OneDrive ist ein Cloud Speicherplatz von Microsoft. Gratis erhält man 5 GB. OneDrive ist preislich recht attraktiv, da man schon mit den einfachen Office 365 Abo 1 TB Speicher erhält.

Innerhalb OneDrive lassen sich auch die Online-Versionen von Word, Excel, Powerpoint  OneNote (Notizbuch) undForms (Umfrage) nutzen.

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Microsoft OneDrive mit den Online-Versionen der Office-Programmen

Auch für OneDrive gibt es Client-Software, die lokale Dateien mit der Cloud synchronisieren.

Apple iCloud (Cloud)

Auch Apple hat ein entsprechendes Cloud-Produkt im Angebot: iCloud. Es lässt sich auch mit Windows-Geräten nutzen, nach meiner Erfahrung ist die Integration aber nicht so gut gelungen, wie bei Apple Hardware. Hier sind 5 GB kostenlos. Bei Apple-Geräten ist die iCloud-Unterstützung gleich ab Werk mit an Bord.

Innerhalb iCloud lassen sich auch die Online-Versionen der Textverarbeitung Pages, der Tabellenkalkulation Numbers und des Präsentationsprogrammes Keynote nutzen. Siehe auch FAQ Tabellenkalkulation Numbers | Apple MacOS Tutorial.

Mehr Informationen zum Thema Cloud: Cloud einfach erklärt | Wie funktioniert die Cloud?

Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen

Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentationstool. Alles kann über den Browser bedient werden. Auch hier ist Zusammenarbeit mit anderen möglich.

Diese Tools sind gratis und funktionieren nach meiner Erfahrung sehr gut. Wie bei allen Google-Produkten muss man sich hier  bewusst sein, dass man bei Google mit seinen Daten bezahlt. Beim ebenfalls kostenlosen E-Mail-Dienst liest Google mit.

Aber die Dienste funktionieren sehr gut. Die Daten werden in Google Drive gespeichert.

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Logos der Online-Anwendungen von Google

Google Keep (Notizen)

Google Keep ist eine Notiz-App. Ich nutze Sie weniger für die Zusammenarbeit mit anderen, sondern auch  zum Beispiel für meinen Einkaufszettel. Ich kann ihn mit allen Endgeräten problemlos anpassen.

G-Suite

G-Suite ist das Angebot mit Online-Tools von Google, dass sich an Firmen richtet.

Es bietet:

  • E-Mail (auch mit der eigenen Domain)
  • Kalender
  • Chat
  • Videokonferenz
  • Textverarbeitung
  • Tabellenkalkulation
  • Formulare
  • Präsentationen
  • Websitegestalter
  • Notizen

Wetransfer (Austausch grosser Dateien)

Wetransfer dient dazu, grosse Dateien online zu übertragen.

Discord (Chat)

Discord ist ein Chat-Tool. Ich selbst habe es noch nicht genutzt.

Teamviewer (Fernwartung)

Teamviewer ist primär ein Fernwartungstool. Damit muss der IT-Supporter nicht mehr am Rechner vor Ort sein.

Skype (Messaging, Telefonie)

Skype ist ein kostenloser Instant-Messaging-Dienst. Unterstützt werden Videokonferenzen, IP-Telefonie, Instant-Messaging, Dateiübertragung und Screen-Sharing.

Ich selbst nutze Skype primär für günstige Telefonate. Lädt man entsprechend Guthaben auf, kann man via Internet auch Festnetz-Anrufe erreichen.

factro (Projektverwaltung)

factro ist eine cloud-basierte Projektmanagement-Software.

Focus Keeper (Produktivität)

Focus Keeper ist eine App für das Arbeiten nach dem Pomodoro-Technik.

Lösungen für die eigene Cloud

Du möchtest deine Daten nicht extern geben? Dann kommt vielleicht ein eigene Cloudlösung für dich in Frage. Schau dir doch mal…

…näher an. Für diese Lösungen benötigst du ein Webhosting, auf die du diese Lösungen installierst.

Hast du noch mehr Tipps und Ideen? Dann ab in die Kommentare damit…

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