[Tutorial] Access 2013 Datenbank für Einsteiger

Über dieses Tutorial

Dieses Access Tutorial für Einsteiger macht zwar noch keinen Datenbank-Experten aus Ihnen, hilft Ihnen aber bei den ersten Schritten in Microsoft Access 2013.

Was ist eine Datenbank?

Die Möglichkeiten von Access erlauben es zwar, direkt einzusteigen, doch hilft ein wenig Theorie den Überblick zu behalten.

Umgangssprachliche Definition einer Datenbank

Denkt man an Datenbanken, dann fallen einem zumeist konkrete Anwendungen ein, zum Beispiel das Vokabelprogramm, die Adressverwaltung, oder die DVD-Verwaltung.

Access - Was fällt den meisten zum Thema Datenbank ein?

Definition einer Datenbank nach [1]

Eine Datenbank ist eine selbständige, auf Dauer und für flexiblen und sicheren Gebrauch ausgelegte Datenorganisation, die sich mit der Beschreibung der vorhandenen Daten, ihrer Verwaltung sowie den Umgang mit und den Zugriff zu ihnen befasst. Eine Datenbank umfasst also den Datenbestand (Datenbasis) und das Datenbankmanagementsystem (DBMS). Manchmal wird unter dem Begriff Datenbank auch Datenbasis, DBMS und zugehörige Anwendungsprogramme verstanden.

Definition einer Datenbank nach [2]

Eine Datenbank ist eine reduzierte Abbildung der Wirklichkeit. Eine Kundendatenbank enthält die Adressen der Kunden, Telefonnummer und andere, zur Abwicklung der Geschäfte wichtigen Informationen. Diese sind aber nur ein Ausschnitt der Wirklichkeit.

Reduziert, denn in dem Beispiel werden keine Informationen über das Aussehen, das Leben und das Umfeld des Kunden gespeichert. Aber diese Informationen gehören genau so zur Wirklichkeit wie Adresse und Telefonnummer.

Wenn Sie zu Hause ein kleines Buch besitzen, in dem Sie Adressen und Telefonnummern von Bekannten und Verwandten notieren, dann ist das eine Datenbank.

Datenbanktheorie

In diesem Abschnitt lernen Sie die Definitionen einiger grundlegender Bestandteile einer Datenbank.

Die Elemente einer Datenbank

Es gibt vier Datenbankmodelle: hierarchisches Modell, Netzwerkmodell, objektorientiertes und relationales Modell.

Das relationale Modell ist in Access verwirklicht und wird ab jetzt auch ausschließlich besprochen:
Eine relationale Datenbank besteht aus ein oder mehreren Tabellen. Bei einer Auftragsverwaltung hätte man z.B. verschiedene Tabellen für Kunden, Artikel, Rechnungen.

Elemente einer Datenbank

Die Zeilen einer Tabelle bezeichnet man als Datensatz oder Tupel. Die einzelnen Spalten sind die Datenfelder (in Access kurz Felder), auch Attribute genannt. Schnittpunkte zwischen Zeile und Spalte sind die Daten oder auch Atome.

Um einzelne Datensätze identifizieren zu können, werden Schlüssel verwendet. Jede Tabelle sollte einen Primärschlüssel (Primary Key) besitzen. Dabei handelt es sich um ein oder mehrere Felder, die jeden Datensatz in der Tabelle eindeutig bestimmen. Üblicherweise legt man daher deshalb spezielle Primärschlüsselfelder an, beispielsweise Kundennummer oder Personalnummer.

Eine weitere wichtige Rolle spielt der Fremdschlüssel. Er ist der zugehörige Primärschlüssel einer zweiten Tabelle:

Datenbank Fremdschlüssel

Normalisierung von Datenbanken

Ein korrektes Design der Datenbank ist schon der halbe Lohn. Spätere Änderungen sind meistens nur sehr schwer, zum Teil gar nicht mehr ohne Datenverlust möglich:

Als Design-Hilfsmittel wird in der Regel die Normalisierung angewendet. Hier durch werden chaotische Tabellen in geordnete überführt, die weitgehend ohne redundante Daten auskommen.

Chaotische Tabelle

Datenbank - Normalisierung von Tabellen

1. Normalform

Datenbank - Normalisierung von Tabellen

Ziel: Tabellen dürfen nur atomare Werte enthalten.

2. Normalform

Ziel: 1. Normalform muss vorhanden sein, sowie jeder nicht zum Schlüssel gehörende Feldinhalt ist von diesem voll funktional abhängig => Tabellen werden in funktionell zusammenhängende Tabellen aufgeteilt

Datenbank - Normalisierung von Tabellen

Datenbank - Normalisierung von Tabellen

3. Normalform

Datenbank - Normalisierung von Tabellen

Datenbank - Normalisierung von Tabellen

Ziel: Hier wird noch die Spalte Gesamt herausgenommen, da der Wert von keinem Schlüssel abhängt und sich leicht berechnen lässt.

 

Beziehungen

Zwischen einzelnen Tabellen kann es Beziehungen geben. Diese werden in in diesem Abschnitt etwas genauer betrachtet.

1:1 Beziehung

Datenbank - Beziehungen

Jedem Datensatz steht auch genau ein Datensatz aus einer anderen Tabelle gegenüber.

Beispiel: Eine Tabelle mit Mitarbeiter und eine Tabelle mit deren Adressen. 1:1 Beziehungen sind relativ selten.

1:n Beziehung

Datenbank - Beziehungen

Die 1:n Beziehung ist die häufigste Beziehung. Ein Datensatz aus einer Tabelle kann mehrere Entsprechungen in einer anderen Tabelle besitzen. Ein Kunde kann mehrere Aufträge haben, aber pro Auftrag gibt es nur ein Kunden.

n:m Beziehung

Diese Beziehung wird normalerweise über eine 3. Tabelle gelöst. Ein Beispiel für eine n:m Beziehung besteht in einer Autorenverwaltung. Ein Autor kann mehrere Bücher schreiben, aber Bücher können auch von mehreren Autoren geschrieben werden. Es würde eine Tabelle mit Autoren, eine Tabelle mit Büchern und eine dritte Tabelle mit Buchtiteln und Autorennamen existieren.

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Objekte einer Datenbank

Makros und Module kommen in Access vor, müssen aber nicht in anderen
Datenbankmanagementsystemen vorhanden sein. Wir werden in diesem Tutorialdaher nicht genauer darauf eingehen.

Access 2013 Tutorial Tabellen

Tabellen sind die Grundlagen der Datenbank. In Ihnen werden die Daten in Tabellenform gesammelt und abgespeichert. Die Tabellen sind flexibel gestaltbar. Die Spalten kennzeichnen die Datenfelder und die Zeilen beinhalten die Datensätzen. Durch die Tabellen und Ihre entsprechenden Verknüpfungen wird ACCESS zu einem relationalen Datenbanksystem.

Access 2013 Tutorial
Abfragen

Eine Abfrage wird aus Tabellen erstellt, wenn nur mit einem Teil der abgespeicherten Informationen weitergearbeitet werden soll.

Access 2013 Tutorial Formulare

Die Formulare bauen auf Tabellen, bzw. Abfragen auf. Sie dienen dazu, die tabellarischen Anordnungen der Daten in Tabellen und Abfragen übersichtlicher zu präsentieren.

Access 2013 Tutorial Berichte

Ein Bericht erleichtert die Ausgabe der gewünschten Daten aus Tabellen, bzw. Abfragen in individueller Gestaltung über einen Drucker oder einem Bildschirm.

Access 2013 Tutorial
Makros

Dient zur Festlegung von Arbeitsabläufen.

Access 2013 Tutorial
Module

Ermöglicht das Programmieren von DatenbankAnwendungen in Visual Basic.

Warum Access?

Laut Microsoft [3]

„Ob Sie nun eine eigenständige Desktopdatenbank zur persönlichen Verwendung oder eine Datenbank zur Nutzung auf Abteilungs- oder Unternehmensebene erstellen: Access bietet Ihnen eine einfach zu verwendende Datenbank für die Verwaltung und gemeinsame Verwendung von Daten. Access bietet Ihnen nicht nur die traditionell große Vielfalt an einfach einzusetzenden Datenverwaltungstools, sondern darüber hinaus auch eine verstärkte Webintegration, die die gemeinsame Nutzung von Daten über eine Vielzahl von Plattformen und Benutzerstufen erleichtert, und zusätzliche, einfach zu verwendende Verbesserungen zur Steigerung der persönlichen Produktivität.“

So hiess es im Jahr 2000 und Microsofts Marketingsprüche haben sich seither
nicht wirklich verändert.

Tabellen – Enwickeln einer Datenbank mit einer Tabelle

In diesem Kapitel erstellen wir eine einfach Übungsdatenbank mit einer Tabelle.

  • Starten Sie Access
  • Wählen Sie „Leere Desktopdatenbank“

Access 2013 Tutorial

  • Vergeben Sie einen sinnvollen Namen

Access 2013 Tutorial

  • Klicken Sie auf „Erstellen“

Sie haben nun bereits Ihre erste Datenbank erstellt, allerdings ist dies noch leer. Als erstes müssen Sie in der Datenbank eine Tabelle erstellen. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Hier eine davon.

  • Klicken Sie auf den Pfeil nach unten in der Überschrift neben ID. Sie leiten damit das Hinzufügen eines neuen Datenfeldes ein.

Access 2013 Tutorial

  • Wählen Sie den Typ des neuen Datenfeldes. Wir wollen das Datenfeld „Name“ definieren und wählen daher „Kurzer Text“
  • Im nächsten Schritt können Sie den Namen des neuen Datenfeldes vergeben. Geben Sie hier „fName“ ein und bestätigen Sie.

Access 2013 Tutorial

  •  Fahren Sie fort, bis Ihre Tabelle so aussieht.

Access 2013 Tutorial

Tipp! Es hat sich von Vorteil erwiesen, eine Namenskonvention zu benutzen
(z.B. alle Datenfelder mit einem f zu beginnen) und diese
einzuhalten. Später weiss man eher, um was es sich handelt. Gerade bei
dem sehr allgemeinen Begriff „Name“ ist die Verwechslungsgefahr sehr
gross.

Haben Sie sich verschrieben oder hat etwas anderes nicht geklappt? Klicken Sie einfach auf die Überschrift mit der rechten Maustaste. Im erscheinenden Kontextmenü haben Sie diverseste Funktionen, wie z.B. „Feld umbenennen“ oder „Feld löschen“.

Access 2013 Tutorial

Klicken Sie auf das „Speichern“ Symbol links oben.

Access 2013 Tutorial

Da die Tabelle noch den Standardnamen „Tabelle1“ trägt, werden Sie nach einem neuen Namen gefragt. Nennen Sie die Tabelle „tAdressen“

Access 2013 Tutorial

Klicken Sie auf das untere Kreuz und schliessen Sie die Tabelle

Access 2013 Tutorial

Sie haben jetzt ihre erste Datenbank unter Access 2013 erstellt mit der noch leeren Tabelle „tAdressen“

Füllen der Tabelle tAdressen mit Beispieldaten

Alle Elemente Ihrer Access Datenbank finden Sie in der Übersicht links unten Mit dem Pfeil nach unten können Sie diese auch filtern. Da wir derzeit aber nur ein Element (unsere Tabelle) haben, ist dies erst einmal nicht nötig.

Access 2013 Tutorial

  • Doppelklicken Sie auf „tAdressen“, um diese zu öffnen
  • Geben Sie nun einige Beispieldatensätze ein, mit denen wir arbeiten können. Falls Ihnen nichts einfällt, nehmen Sie doch Charaktere aus Ihrer Lieblingsserie, -buch oder -comic. Klicken Sie hierzu einfach in die Felder und geben Sie den passenden Wert ein. Für „ID“ brauchen Sie nichts zu hhinterlegen, hier vergibt Access automatisch einen eindeutigen, fortlaufenden Wert. Dieser Wert ist eine Adressnummer, ähnlich wie eine Kundennummer.

Access 2013 Tutorial

  • Erstellen Sie mindestens 5 Datensätze, damit Sie eine Basis zum Arbeiten haben.

Sortieren von Daten in Access-Tabellen

Wenn Sie jetzt ein paar Beispieldatensätze erstellt haben, dann können Sie nach den einzelnen Feldern sortieren. Dies geht entweder über das Kontext-Menü oder über den Reiter „Start“.

Access 2013 Tutorial

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Abfragen

Die bisherige Tabellenansicht ist doch sehr puristisch. Vielleicht kennen Sie Excel und fragen sich jetzt, was der Unterschied von Excel und Access ist. Access kann viel mehr, z.B. können Sie mit Access festgelegte Datenansichten definieren, sog. Abfragen.

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Bleiben wir beim Beispiel.

  • Klicken Sie auf den Reiter erstellen und wählen Sie dort den „Abfrage-Assistent“.

Access 2013 Tutorial

  • Wählen Sie „Auswahlabfrage-Assistent“ und „OK“

Access 2013 Tutorial

  • Im nächsten Dialog klicken Sie auf „>>“ um alle Felder auszuwählen und anschließend auf „Weiter“

Access 2013 Tutorial

  • Vergeben Sie einen vernünftigen Namen für die Abfrage (bei mir beginnen diese immer mit q von Englisch Query), wählen Sie „Abfrageentwurf ändern“ und „Fertig stellen“

Access 2013 Tutorial

  • Im nächsten Dialog können Sie die Sortierung anpassen. Klicken Sie hierzu in jedem zu sortierenden Fell auf den kleinen Pfeil nach unten und wählen Sie „aufsteigen“. Sortieren Sie aber das Feld „ID“ nicht mit.

Access 2013 Tutorial

  • Um das Ergebnis zu sehen, klicken Sie auf „Ausführen“

Access 2013 Tutorial

  • Sie erhalten eine perfekt sortierte Tabelle – genau genommen ist es nicht mehr die Tabelle, sondern die auf der Tabelle beruhende Abfrage

Access 2013 Tutorial

  • Testen Sie es und geben Sie einen neuen Datensatz ein…

Access 2013 Tutorial

  • Nach der Eingabe drücken Sie „F5“ zum Aktualisieren und schon ist der gerade eingegebene Datensatz einsortiert
Tipp! Haben Sie es bemerkt? Links hat Access nun automatisch einen Eintrag für
die Abfrage erstellt. Sie können damit bequem zwischen Abfrage, Tabelle
und den anderen Elementen, die wir noch erstellt haben, wechseln.Access 2013 Tutorial

 

Tipp! Abfragen können viel mehr als einfach nur sortieren. Mit ihnen können
Sie z.B. definieren, dass nur bestimmte Felder angezeigt werden,
gruppieren und vieles mehr.

Formulare

Mit Access können Sie sehr einfach graphisch anspruchsvollere Ansichten erstellen, sog. Formulare erstellen. Die Vorgehensweise zur Erstellung ist ähnlich wie bei den Abfragen.

  • Klicken Sie auf den Reiter Erstellen
  • Wählen Sie den Formular-Assistent.

Access 2013 Tutorial

  • Wählen Sie als Quelle die Abfrage qAdressen
  • Übernehmen Sie alle Felder ausser ID. ID vergibt Access automatisch. Zum Auswählen nehmen Sie die Pfeiltasten in der Mitte. Der Einfach-Pfeil ( > und <) übernimmt das gerade ausgewählte Feld, der
    Doppelpfeil (>> und <<) alle Felder. Probieren Sie es aus!

Access 2013 Tutorial

  • Im nächsten Dialog können Sie die Art des Formulars auswählen. Wählen Sie jetzt erst einmal „Einspaltig“

Access 2013 Tutorial

  • Klicken Sie auf „Weiter“

Access 2013 Tutorial

  • Vergeben Sie fAdressen als Titel
  • Lassen Sie die Option „Formular öffnen, um Informationen anzuzeigen oder einzugeben“
  • Klicken Sie auf „Fertig stellen“
  • Jetzt dauert es einen kleinen Moment, bis das Formular fertig gestellt wird.

Das Formular-Fenster

An dieser Stelle sollten wir uns das Formularfenster genauer anschauen:

Access 2013 Tutorial

Mit den Pfeil-Tasten, die wie auf einem Videorecorder oder Musik-Player aussehen, springen Sie der Reihe nach:

  • Zum ersten Datensatz
  • Einen Datensatz zurück
  • Einen Datensatz vor
  • Zum letzten vorhandenen Datensatz
  • Zu einem neuen leeren Datensatz
  • Zwischen den Pfeilrichtungen zeigt Ihnen Access die aktuelle Postition in der Datenbank an.

Probieren Sie es aus!

Interessant sind auch die Tasten am unteren Rand

  • Entwurfsansicht – Hierin können Sie Ihr Formular bearbeiten
  • Layoutansicht – Auch hierin können Sie Ihr Formular bearbeiten, allerdings sehen Sie hier die realen Daten. Sie haben nicht
  • Zugriff auf alle Eigenschaften der Elemente auf dem Formular.
  • Formularansicht – Das ist die Ansicht, wenn Sie Daten eingeben wollen.

Formularansicht

Die Formularansicht ist quasi der Eingabemodus. Hier sehen Sie das Formular so, dass Sie Ihre Daten eingeben können.

Entwurfsansicht

In dieser sehen Sie keine Daten, sondern können den Formularentwurf komplett anpassen. Wenn Sie z.B. ein Element anklicken, bekommt es 8 Punkte, an denen Sie es grösser oder kleine ziehen können.

Access 2013 Tutorial

Layoutansicht

Sieht auf den ersten Blick aus wie die Formularansicht. Sie können jedoch einzelne Elemente ändern. Klicken Sie doch mal auf fName und geben stattdessen Name ein. Die Layoutansicht kann man als Mischung zwischen Entwurfsansicht und Formularansicht sehen.

Access 2013 Tutorial

Tipp! Das Formular ist das, was Sie dem Anwender geben, der die Daten eingeben
muss. Daher muss es möglichst klar gegliedert sein. Denn Anwender
interessiert es i. d. R. nicht, was der Unterschied zwischen Abfragen
und Tabellen u. a. ist. Daher sollten Sie es möglichst
anwenderfreundlich gestalten.

Berichte

Berichte dienen i.d R. dem Ausdruck. Die Vorgehensweise zur Erstellung ist ähnlich wie bei den Fomularen. Wählen Sie den „Berichtsassistenten“.

Access 2013 Tutorial

  • Wählen Sie wieder die Abfrage aus und alle Felder ausser „ID“. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie „Weiter“.

Access 2013 Tutorial

  • Eine Gruppierungsebene benötigen wir nicht. Klicken Sie auf „Weiter“.

Access 2013 Tutorial

  • Auch eine Sortierung wird nicht benötigt. Diese haben wir ja bereits in der Abfrage definiert. Klicken Sie auf „Weiter“.

Access 2013 Tutorial

  • Auch im nächsten Dialog können Sie alle Standardeinstellungen so lassen und auf „Weiter“ klicken.

Access 2013 Tutorial

  • Hier vergeben Sie einen sinnvollen Namen. Verwenden Sie zum Beispiel ein r für Report und anschließend auf „Fertig stellen“.

Access 2013 Tutorial

  • Auch Ihren Bericht sollten Sie möglichst Anwenderfreundlich gestalten. Verwenden Sie hierzu die Entwurfsansicht oder die Layoutansicht.Statt so…

Access 2013 Tutorial

…kann Ihr Bericht beispielsweise auch so aussehen

Access 2013 Tutorial

 

Eingabeformate

Will man dem Benutzer der Datenbank die Bedienung erleichtern, so muss man sich relativ bald mit Eingabeformaten beschäftigen. Sie erlauben es, eine Art Maske auf das Datenfeld zu legen, die dem Benutzer die Art der Eingabe vorgibt. Man darf jedoch nicht zuviel erwarten. Beispielweise füllt ein Datums-Eingabeformat nicht automatisch fehlende Nullen, wie wir es von anderen Programmen gewöhnt sind:

Access 2013 Tutorial - Eingabeformat

Immerhin gibt es die Stelle der Nullen vor und z.B. die Anzahl für die Jahreszahl. Und so richtet man das Standard-Eingabeformat ein:

  • Wechseln Sie in die „Enwurfsansicht“
  • Suchen Sie das Datumsfeld, für dass Sie das Eingabeformat festlegen möchten und klicken Sie auf die drei Punkte.
Access 2013 Tutorial - Eingabeformat
  • Wählen Sie in der nächsten Maske „Datum, kurz“ und klicken Sie auf „Weiter“
Access 2013 Tutorial - Eingabeformat
  • Lassen Sie in der nächsten Maske alle Einstellungen wie vorgegeben und klicken Sie auf „Weiter“
Access 2013 Tutorial - Eingabeformat
  • Klicken Sie in der nächsten Maske auf „Fertig stellen“

Der Assistent hat als Eingabeformat vorgegeben:

00.00.0000;0;_

Diese Angaben hätten Sie auch direkt eingeben können. Nur was bedeuten Sie? Eine genaue Erklärung der Zeichen finden Sie in diesem Microsoft-Artikel. Den wichtigsten Teil gebe ich hier kurz wieder:

0

Der Benutzer muss eine Ziffer (0 bis 9) eingeben.

9

Der Benutzer kann eine Ziffer (0 bis 9) eingeben.

#

Der Benutzer kann eine Ziffer, ein Leerzeichen, ein Plus- oder ein Minuszeichen eingeben. Wenn Sie diese Position überspringen, wird von Access ein Leerzeichen eingegeben.

L

Der Benutzer muss einen Buchstaben eingeben.

?

Der Benutzer kann einen Buchstaben eingeben.

A

Der Benutzer muss einen Buchstaben oder eine Ziffer eingeben.

a

Der Benutzer kann einen Buchstaben oder eine Ziffer eingeben.

&

Der Benutzer muss ein Zeichen oder ein Leerzeichen eingeben.

C

Der Benutzer kann Zeichen oder Leerzeichen eingeben.

. , : ; – /

Platzhalter für Dezimalstellen und Tausendernummern, Trennzeichen für Datum und Uhrzeit. Die von Ihnen ausgewählten Zeichen hängen von den regionalen Einstellungen unter Microsoft Windows ab.

>

Wandelt alle folgenden Zeichen in Großbuchstaben um.

<

Wandelt alle folgenden Zeichen in Kleinbuchstaben um.

!

Veranlasst, dass das Eingabeformat von links nach rechts aufgefüllt wird statt von rechts nach links.

 

Unmittelbar folgende Zeichen werden literal angezeigt.

„“

In doppelte Anführungszeichen eingeschlossene Zeichen werden literal angezeigt.

Alles klar? Ich kämpfe leider immer wieder damit. Was genau hat es mit dem eben generierten Datumsformat auf sich? Ein benutzerdefiniertes Zahlenformat kann bis zu drei Abschnitte haben, die durch ein Semikolon getrennt werden.

Erster Abschnitt

Der erste Abschnitt ist die eigentliche Maske.

Zweiter Abschnitt

Der zweite Abschnitt definiert, ob die vorgegebenen Eingabezeichen (also in unserem obigen Fall die Punkte), mit in das Datenfeld gespeichert werden sollen.

0 – ja, speichere es mit in das Datenfeld (bei einem Datum ein Muss!)

1 – nein, speichere es nicht mit in das Datenfeld (hier geht auch jeder Wert, der ungleich Null ist

Dritter Abschnitt

Der dritte Abschnitt ist das Platzhalterzeichen, also das Zeichen, dass der Benutzer an der Stelle sieht, an der er noch was eingeben muss.

Machen wir noch ein Beispiel. Die Buchsen von Netzwerkdosen sind in der Form Gebäude.Stockwerk.Buchse beschriftet. Alle Werte (also Gebäude, Stockwerk und Buchse) sind numerisch und müssen zweistellig eingegeben werden. Ein einfaches Eingabeformat lautet hier also:

00.00.00;0;_

Sieht fast aus wie das vom Datum, oder? Ist es auch. Auch beim Datumsfeld können Sie theoretisch einen Wert wie „30.50.0010“ eingeben. Sie erhalten dann aber die Meldung:

„Der von Ihnen eingegebene Wert entspricht nicht dem Datum/Uhrzeit-Datentyp dieser Spalte.“

Geben Sie stattdessen aber richtiges Datum im falschen Format ein (z.B. „1.10.13“) erhalten Sie

„Der eingegebene Wert ist für die für dieses Feld angegebene Eingamemaske unzulässig“.

Weitere Tipps

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Quellen / Weitere Links

[1] K. Bauknecht, C. A. Zehnder: “Grundlagen für den Informatikeinsatz”, 5. Auflage, Teubner Verlag, Stuttgart-Leipzig, 1997

[2] Quelle inzwischen nicht mehr im Web

[3] www.microsoft.de – Quelle inzwischen nicht mehr im Web

 

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