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Software Asset Management beim Fachmann

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Dieser Artikel entstand aufgrund einer Anfrage eines Newsletter-Abonnenten von it-zeugs.de.

Du hast eine fertige Access-Datenbank für Deinen Zweck gefunden und kommst nicht mit klar?

Im konkreten Fall hat der Fragesteller eine Datenbank für die Ahnenforschung gesucht und auch irgendwo einen Download gefunden, aber leider keinerlei Anleitung dazu.

Je nach Komplexität und Zeit, die einem zur Verfügung steht, macht es unter Umständen keinen Sinn, eine bestehende Datenbank ohne weitere Informationen genau zu analysieren. Neu machen kann da die einzige Lösung sein. In diesem Artikel gebe ich Dir einige Hinweise, wie Du vorgehen kannst, um trotzdem hinter das "Geheimnis" Deiner Datenbank zu kommen:

Beachte eventuell vorhandene Copyrights

Wie immer beim Verwenden von fremden Daten musst Du auf eventuell vorhandene Copyrights achten.

Verstehe die Access-Grundlagen

Du musst unbedingt erstes Grundwissen haben und wissen, was eine Tabelle ist, ein Formular. Auch was Beziehungen sind, sollte Dir klar sein. Wenn Du das nicht weisst, dann arbeite doch mein Tutorial Access 2013 Datenbank für Einsteiger erst einmal durch.

Analysetipps

Wenn man im konkreten Beispiel die Datenbank startet, dann will diese gleich irgendwelche Werte. Aber welche?

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Ursache für ein solches Verhalten ist eine Funktion, die in der Autostart aufgerufen wird. Umgehen kann man das, indem man die Datenbank mit gedrückter Maustaste startet.

Access startet nun die Datenbank ganz normal und bietet links den Zugriff auf Tabellen, Formulare und eventuell weitere Elemente.

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Unter...

...kannst Du überprüfen, was beim Start automatisch angezeigt wird (hier das Formular "Stammbaum") und das gg. ändern.

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Spätestens jetzt solltest Du einen Blick auf die Tabellen werfen. Im Falle unseres Beispiels wird schnell klar, dass der Autor sämtlich Daten einfach gelöscht hat (klar, die sind natürlich auch sehr personenbezogen).

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Als nächstes gilt es einen Blick auf die Beziehungen zu werfen. Es dürfte nicht schaden, diese auch mal zu dokumentieren.

Die Beziehungen findest du im Reiter Datenbanktools.

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Beziehungen sind vorhanden. Es gibt eine "LfdNr", also eine laufende Nummer bei den Personen, die mit anderen Tabellen verknüpft ist. Dadurch, dass sämtliche Daten, also auch die laufenden Nummern fehlen, kommt es zu den Fehlermeldungen. Wir müssen also sicherlich erstmal Personen erfassen.

Im nächsten Schritt habe ich mir die Formulare genauer angeschaut und festgestellt, dass es ein Formular Personendaten gibt, das genau diesen Zweck erfüllt.

Eine unbekannte Access-Datenbank analysieren

Im Reiter Partnerschaften / Ehen hat der Autor die Auswahl von bereits angelegten Personen vorgesehen.

Und weiter...?

Damit ist die Analysarbeit sicher nicht beendet. Auch in Deiner Datenbank hat es sicher noch viele weitere Formulare, denen es auf den Grund zu gehen gilt. Wie eingangs beschrieben kann das durchaus eine zeitaufwändige Arbeit geben, aber wenn Du systematisch vorgehst und alles dokumentierst, was Du herausfindest, solltest Du letzten Endes Erfolg haben.



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