[Easy Tutorial für Einsteiger] Serienbrief und Serien-E-Mail unter Word

lars-schlageter-autor
Hallo, hier schreibt Lars. Dipl-Ing. Ingenieurinformatik (FH). Geprüfter (und begeisterter) Webmaster. Ebenso begeisterter Windows-, Apple-, und Office-User. Ich schreibe über alle möglichen Themen rund um IT. Mehr über mich erfährst du hier: Über mich. Danke für deinen Besuch!

word-serienbrief-erstellenSchnell mal ein Brief an alle Kunden schreiben? Oder schnell mal eine E-Mail mit den neusten Angeboten an alle Kunden? Eigentlich kein Problem, wenn du zum Beispiel Microsoft Word hast. In dieser Anleitung zeige ich dir, wie du die Funktion Serienbrief und Serien-E-Mail unter der aktuellen Word-Version (Juni 2019) dazu nutzt.

Serienbrief Word Anleitung

Wir fangen an mit dem Serienbrief. Schau dir das bitte auch an, wenn du ein Serien-E-Mail machen willst. Die Unterschiede sind ziemlich gering.

Wenn du einen Serienbrief oder ein Serien-E-Mail machen willst, benötigst du zwei Dinge. Den eigentlichen Brief oder das E-Mail und die Datenquelle, die die Empfänger definiert. Beides kannst du in Word erstellen.

Starten wir. Mache eine leere Datei auf (oder wenn du bereits ein vorgefertigtes Dokument hast, öffne dieses) und wähle den Reiter «Sendungen».

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Klicke auf «Seriendruck» > «Briefe».

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Klicke auf «Empfänger auswählen» > «Neue Liste eingeben»

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Jetzt öffnet sich ein Dialog, in dem du die Datenquelle, also die Empfänger-Adressen erfassen kannst.

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Beginne nun mit der Erfassung einiger Adressen.

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Meine Daten sehen zum Beispiel so aus:

AnredeVornameNachnameFirmennameAdresszeile 1Adresszeile 2OrtBundeslandPLZ
HerrDonaldDuckHundestrasse 1Entenhausen4080
HerrDagobertDuckMonetenberg 5Entenhausen4081
FrauDaisyDuckSchickstrasse 18Entenhausen4081

Speichere am Schluss die Datenquelle ab. Wie geht es nun weiter?

Jetzt schreibst du deinen Brief (ausser du hast zuvor schon den vorgefertigten Brief geöffnet). An die Stellen, an denen eine Wert aus der Datenquelle erscheinen soll, setzt du die sogenannten «Seriendruckfelder» ein.

Dann wird beim Zusammenführen von Dokument und Datenquelle dass Seriendruckfeld durch den passenden Wert aus der Datenquelle ersetzt.

Eine Besonderheit ist die Grusszeile. Dafür gibt es aber einen separate Funktion. Bei einer Frau muss es ja «Sehr geehrte » und bei einem Mann «Sehr geehrter ” heissen. Die Funktion macht das jedoch alles automatisch.

Früher (damit meine ich in ältereren Word-Versionen) musstest du wirklich einzeln jedes Seriendruckfeld zusammen klicken. Diese Zeiten sind inzwischen vorbei. Für den gesamten Adressblock (damit ist die komplette Adresse des Empfängers gemeint) brauchst du nur noch «Adressblock» auszuwählen und an die entsprechende Stelle setzen und für die Grusszeile entsprechend «Grusszeile»

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Vorschau des Word Serienbriefs

Wie sieht nun dein Brief aus? Klicke dazu einfach auf «Vorschau Ergebnisse» und schon kannst du überprüfen, ob das Ergebnis nach deinen Wünschen aussieht.

Mit den Pfeiltasten kannst du durch die Empfänger scrollen.

vorschau-word-serienbriefWord Serienbrief drucken

Ist alles OK, kannst du die Serienbriefe drucken. Klicke hierzu auf die Schaltfläche: «Fertig stellen und zusammen führen».

Gerade wenn du aber eine grosse Menge an Empfänger hast, empfehle ich dir, das Ergebnis zunächst genau zu prüfen. Es erscheint aber auch ein Dialog, in dem du angeben kannst, dass du erst einmal nur einen Teil ausdrucken willst.

word-serienbrief-ausdrucken

Word Serien-E-Mail

Voraussetzungen Serien-E-Mail mit Microsoft Word

Wie geht das nun mit dem Serien-E-Mail? Zunächst einmal ein paar mahnende Worte. Es mag verlockend klingen, einfach mal allen Kunden eine E-Mail mit den neusten Angeboten zu senden. Falls diese aber nicht exklusiv dem Empfang deiner Newsletter zugestimmt haben, ist dein Versand rechtlich nicht OK. Üblicherweise wird dem Empfang durch Double-Opt-In zugestimmt. Das heisst der potentielle E-Mail-Empfänger gibt seine E-Mail-Adresse an und erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit einem erneuten Serien-E-Mail. Erst wenn er dem auch noch zugestimmt hat, wird er in die Empfänger-Datenbank eingetragen. Sei kein Spamer!

Die rechtliche Seite ist nur eine Seite. Die meisten E-Mail-Provider erlauben nur eine maximale Anzahl an E-Mails pro Zeiteinheit. Überschreitest du diese, werden die weiteren E-Mails nicht mehr verschickt. Hier empfehle ich dir, dich erst einmal bei deinem Provider erkundigen.

Wenn du häufig und professionell Newsletter verschickst, dann schau dir lieber mal Anbieter wie MailChimp an.

Und schliesslich wird als E-Mail-Programm zwingend Outlook benötigt. Outlook muss also auf dem Rechner, mit dem du E-Mails versenden willst, installiert und mit der richtigen E-Mail-Adresse konfiguriert sein.

Serien E-Mail unter Word Anleitung

Sind  alle Voraussetzungen erfüllt, kann es losgehen. Es funktioniert ähnlich wie der Serienbrief unter Word.

Beginne ein neues Dokument oder öffne die bestehende E-Mail-Vorlage.

Wähle «Seriendruck starten» > « E-Mail-Nachrichten».

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Vorhandene Datenquelle für Serienbrief oder Serien-E-Mail öffnen

Du musst nun nicht alle Daten noch einmal neu eingeben, sondern kannst die vorhandene Datenquelle nutzen.

Wähle hierzu «Empfänger auswählen» > «Vorhandene Liste verwenden» und wähle die zuvor gespeicherte Datei aus.

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Damit die E-Mail auch versendet werden kann, musst du nun noch die E-Mail-Adresse angeben. Klicke dazu auf «Empfängerliste bearbeiten».

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In der folgenden Maske klicke die Datenquelle an und auf «Bearbeiten».

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Anschliessend hinterlegst du die E-Mail-Adressen.

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Vergiss nicht zu speichern und zu bestätigen, dass die Datenquelle aktualisiert werden soll.

Serien-E-Mail

Jetzt beginnst du wieder ganz normal dein Dokument zu erstellen. Eventuell reicht dir die Grusszeile

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Wie weiss Word nun, an wen es die E-Mail senden soll? Das ganze passiert bei «Fertig stellen und zusammenführen». Hier ist es wichtig, dass du «E-Mail-Nachrichten senden wählst.

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In der nächsten Maske wählst du das Feld, dass die Empfänger E-Mail enthält und gibst auch noch das Betreff der E-Mail vor:

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Kontrolliere nochmal alles und sende am Besten erst einmal ein Test-E-Mail an dich selber. Dazu fügst du dich einfach der Datenquelle hinzu. Wenn alles passt, kannst du das E-Mail an alle (oder wenn dein Provider die maximale Anzahl vorgibt an den ersten Teil) versenden.

Was bedeuten die verschiedenen Einstellungen beim «E-Mail-Format» beim Word Serien-E-Mail

HTML

Bei «HTML» wird das E-Mail im sogenannten HTML-Format verschickt. Das ist das gleiche Format, in dem auch Webseiten aufgebaut sind. Mittlerweile kann dieses Format eigentlich jeder E-Mail-Client problemlos lesen. Trotzdem solltest du den Empfang testen, es kann noch immer manchmal vorkommen, dass bestimmte Elemente nicht so, wie erwartet aussehen.

Nur-Text

Bei «Nur-Text» wird das E-Mail im reinen Text-Format gesendet. Die Kompatibilität ist dadurch natürlich sehr hoch. Du hast aber nahezu keine Gestaltungsmöglichkeiten für dieses E-Mail. Nicht einmal Fettdruck oder ähnliches steht dir zur Verfügung.

Anlage

Bei «Anlage» wird das Word-Dokument als Anlage zum E-Mail gesendet. Finde ich selbst eigentlich nicht empfehlenswert. Aus Sicherheitsgründen werden Word-Dokumente im Anhang oft ungern geöffnet. Von dieser Option rate ich dir in jedem Fall ab.

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Video-Link: https://youtu.be/xzMwCrqKzWY

 

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