Outlook Kategorien fehlen

Zuletzt aktualisiert am 13. Februar 2025 von Lars

Ein Kunde hatte das Problem, dass in seinem Outlook (Version 2019) keine Kategorien für Kalendereinträge vergeben werden konnten.

Ursache

Hintergrund ist hier, dass das E-Mail-Postfach als IMAP eingebunden ist. Er hatte schon selber recherchiert und wollte daher das E-Mail-Konto auf POP3 umstellen. Von der Verwendung von POP3 rate ich allerdings generell ab.

Unterschied POP3 und IMAP

IMAP ist die modernere und zuverlässigere Option, E-Mails abzuholen. Mit POP3 werden E-Mails vom Server auf Ihren Computer heruntergeladen, was bedeutet, dass bei einem Rechnerdefekt die Gefahr besteht, dass E-Mails verloren gehen, da sie nur noch lokal gespeichert sind.

In der heutigen Zeit, in der viele von uns E-Mails nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Smartphone verwalten, ist diese Methode nicht mehr zeitgemäss.

IMAP hingegen synchronisiert E-Mails zwischen dem Server und allen Geräten, auf denen Sie sie abrufen, wie zum Beispiel Ihrem Smartphone. Dadurch bleiben Ihre E-Mails sicher auf dem Server gespeichert, selbst wenn ein Gerät ausfällt.

Aus diesen Gründen empfehle ich IMAP als die effektivere Wahl für die Verwaltung deiner E-Mails.

Workaround für fehlende Kategorien in Outlook

Legt man einen neuen Kontakt an (und wirklich nur bei der Neuanlage) sollte das Kategorien-Feld erscheinen. Je nach Bildschirmgrösse muss man dazu rechts oben auf die 3 Punkte klicken:

Als Nächstes klickt man auf "Alle Kategorien". In diesem Dialog kann man auf Tastenkombinationen definieren.

Definiere hier die benötigten Tastenkombinationen. Diese sollten dann anschliessend auch im Kalender funktionieren.

Unter Outlook 365 (Februar 2024) konnte ich das Problem übrigens nicht nachvollziehen.

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Lars

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