So nutzt du Microsoft Teams kostenlos [Einsteiger-Tutorial]

Zuletzt aktualisiert am 3. Oktober 2021 von Lars

Microsoft Teams kannst du auch kostenlos nutzen. Das kann nicht nur für Firmen, sondern auch für Privatleute interessant sein. In diesem Artikel schauen wir uns genauer an, wie du an die kostenlose Variante von Microsoft Teams kommst und was damit möglich ist.

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Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Software-Plattform zur Zusammenarbeit von Teams. Teilnehmerinnen und Teilnehmer können unter anderem miteinander chatten, Besprechungen abhalten und gemeinsam an Dateien arbeiten.

Ursprünglich hatte Microsoft mal geplant, sich den direkten Konkurrenten Slack "einzuverleiben", entschied aber dann doch, lieber eine eigene Software zu entwickeln.

Warum Microsoft Teams kostenlos nutzen?

Microsoft Teams war ursprünglich Teil der kostenpflichtigen Microsoft 365 Abos und nur damit nutzbar. Im Zuge der Corona-Pandemie hat sich Microsoft aber entschlossen, Teams temporär gratis abzugeben. Ein kluger Schachzug, waren doch Firmen, die ihr Mitarbeiter ins Homeoffice senden mussten, dringend auf solche Tools angewiesen.

Inzwischen gibt es aber auch eine dauerhaft kostenlose Version, wenn auch mit abgespecktem Funktionsumfang.

Möglich sind mit ihr noch…

  • Chat
  • Onlineaudio- und-Videoanrufe auch für Gruppen
  • Kanalbesprechungen
  • Bildschirmfreigabe
  • Besprechungen planen

Eine Vergleichstabelle findest du hier.

Für wen ist das kostenlose Microsoft Teams?

Auch wenn Microsoft Teams primär auf Unternehmen ausgerichtet zu sein scheint, kann der Einsatz selbst im privaten Umfeld interessant sein. Zum Beispiel, wenn du in einem Verein bist, deren Mitglieder geographisch weit verstreut sind. Ihr könnt so asynchron besser planen und euch online treffen, ohne weit durch die Gegend reisen zu müssen.

Chat kann hier oft effektiver und schneller sein, als das Versenden von E-Mails. Allerdings kann Chat auch nachteilig sein. Bei der Arbeit können ständig eintrudelnde Chat-Nachrichten sehr ablenken.

Weitere Informationen zur kostenlosen Variante von Teams findest du ausserdem im Artikel Microsoft Teams kostenlos nutzen – Teams kostenfrei als Privatanwender!  von siller.consulting.

Für die kostenlose Version von Microsoft Teams registrieren

Auch für die kostenlose Version von Microsoft Teams benötigst du einen Microsoft-Account. Dies muss keine E-Mail-Adresse von Microsoft selber sein, aber eben eine Kombination aus beliebiger E-Mail-Adresse und Passwort, mit der du dich bei Microsoft anmelden kannst. Für die Nutzung von Teams benötigst du  auch eine Telefon-Nummer, auf die du während des Registriervorgangs eine SMS senden lassen musst.

Du kannst dich auf dieser Website für die kostenlose Variante für Microsoft Teams registrieren.

Wähle hier die passende Version und folge dem Registrierungs-Assistent.

Kostenlose Version von Teams registrieren
Kostenlose Version von Teams registrieren.

Du kannst auch für die kostenlose Version die Option "Für Arbeit und Organisation" wählen. Sollte für deine E-Mail-Adresse bereits eine Abo mit der "Vollversion" von Teams vorhanden sein, wird automatisch diese verwendet.

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Microsoft Teams registrieren

Führe den Assistenten weiter durch. Am Schluss kannst du die Teams-App herunterladen.

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Microsoft Teams registrieren

Geht es nur mir so?
Auch hier habe ich, wie schon früher,  seltsame Probleme beim Anmelden von Microsoft-Diensten. Das mag zum einen daran liegen, dass ich ein Set von Test-E-Mail-Adressen habe, mit denen ich mich schon mehrmals bei Microsoft an- und wieder abgemeldet habe. Aber selbst mit einer ganz neuen Adresse erhielt ich nach der Eingabe des per SMS gesendeten Bestätigungscodes die Meldung, dass ich nochmal eine SMS anfordern müsste. Das ging dann nicht und der Dienst hätte temporär Probleme. Nach einem Refresh des Browsers konnte ich Teams aber nutzen.
Falls es dir genau so geht: Es hilft nur Geduld und Ausdauer.

Microsoft Teams nutzen

Es gibt die Möglichkeit Teams auf deinem Desktop zu verwenden. Eine Desktop-App gibt es sowohl für Windows als auch für Mac.  Alternativ kannst du auch eine Version im Browser nutzen (teams.microsoft.com) und natürlich gibt es auch Apps fürs Smartphone.

Wenn du von jemand anders einen Einladungslink erhalten hast, dann gehe unbedingt über diesen Links auf die Browser-Version von Teams. Bei der kostenlosen Variante fehlt die Funktion, nachträglich ein Team zu erstellen, so dass du anders nicht in das Team kommst. Hast du dich hier dann einmal erfolgreich angemeldet, kannst du dich mit dem gleichen Benutzernamen und Passwort auch in einer Teams-App anmelden.

Für dein iOS-Gerät kannst du Teams hier herunterladen.

Für dein Android-Gerät kannst du Teams hier herunterlagen.

Mit der kostenlosen Variante von Microsoft Teams arbeiten

Erster Start von Teams

Beim ersten Start präsentiert sich Teams so:

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Hier lohnt es sich durchaus auch ein Bild von sich selber hochzuladen. So weiss dein Gegenüber, mit wem er es zu tun hat. Dazu klickst du einfach auf dein Kürzel und lädst dein Bild hoch.

Teams braucht (zumindest bei mir) teilweise ewig, bis solche Änderungen bei den anderen Teammitglieder synchronisiert sind. Und dass trotz schneller Internetleitung. 

Team bilden

Wenn du wie ich hier erst einmal alleine im Team bist, musst du erstmal alle deine Teammitglieder in Teams bekommen.

Klicke dazu auf "Erste Schritte":

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Erste Schritte in Microsoft Teams

Klicke auf das Link-Symbol, um deinen persönlichen Einladungslink in die Zwischenablage zu kopieren.

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Microsoft Teams – Freigabelink abrufen

Diesen schickst du nun an deine Teammitglieder. Schreibe Ihnen noch, dass sie die erste Anmeldung unbedingt über die Browser-Version ausführen.

Falls deine Teammitglieder noch keine Microsoft-Konto haben, müssen diese erst noch ein Konto eröffnen.

Arbeiten in Teams

Nicht nur in der kostenlosen Variante dürfte der Startpunkt "Chat" (1) sein.

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Die Oberfläche von Microsoft Teams

Du siehst rechts daneben dran die individuellen Chats und Chatgruppen, kannst direkt in eine wechseln und dort den Chat fortsetzen.

Neuer Chat

Mit "Neuer Chat" (3) kannst du einen neuen Chat starten. Du kannst dann oben den Namen des Empfängers eingeben und unten die eigentliche Nachricht. Falls es mit diesem Empfänger schon einen Chat gibt, wird dieser fortgesetzt.

Mit Formatieren (3a) kannst du den Chat formatieren, also zum Beispiel Fett und Kursivschrift verwenden.

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Mit "Dateien anfügen" (3b) Dateien mit senden.

Emoji (3c – wer hätte das Gedacht) erlaubt die Auswahl von Emojis. Gerade im Unternehmenschat können die Emojis durchaus wichtig sein und Sinn machen. Leider fehlt die Möglichkeit, benutzerdefinierte Emojis zu erstellen. Wir nutzen zusammen mit Slack eine ganze Reihe davon zum Beispiel für die schnelle Anzeige, dass jemand abwesend ist, ein Fall erledigt ist oder in den Feierabend geht.

Mit Giphy (3d) können animierte Gifs von giphy.com ausgewählt und versendet werden. Ein Muss für den echten "Nerd".

Mit Umfragen (3e) können einfach Umfragen erstellt werden.

Neue Besprechung

Mit "Neue Besprechung" (2) kannst du eine neue Besprechung starten, wobei hiermit eine Online-Besprechung also eine (Video-)Konferenz gemeint ist. Hier kannst du einen Namen vergeben und einen Freigabelink abrufen. Über diesen kannst du wiederum andere Teilnehmer einladen, indem du diesen den Link einfach zusendest. Ich zeig dir aber gleich weiter unten noch einen etwas einfacheren Weg.

Einen 1:1 Chat zu einem Gruppenchat machen

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Die Oberfläche von Microsoft Teams

Über das Symbol "Kontakte hinzufügen" (7) kannst du einen Kontakt zu einem Chat hinzufügen und machst so daraus einen Gruppenchat.

Diesen kannst du dann auch umbenennen (Bleistift-Symbol).

Microsoft Teams - Gruppenchat umbenennen

Einen Videoanruf machen

Mit "Videoanruf" (4) startest du einen Videoanruf mit dem jeweiligen Chat-Partner bzw. den jeweiligen Chart-Partnern.

Einen Anruf machen

Mit "Audioanruf" (5) startest du einen Videoanruf mit dem jeweiligen Chat-Partner bzw. den jeweiligen Chart-Partnern.

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Videoanruf in Microsoft Teams

Für Video- und Audioanruf gilt: Du kannst jederzeit die Kamera zuschalten (und natürlich auch wieder abschalten (11). Mit (12) kannst du dich stummschalten. Mit "Inhalte freigeben" (13) kannst du deinen Bildschirm freigeben, zum Beispiel für eine Präsentation. Mit "Verlassen" (14) legst du auf.

Mit "Teilnehmer anzeigen" (9) zeigst du alle Teilnehmer an und kannst auch weitere hinzufügen. Mit "Unterhaltung anzeigen (10) wechselst du in den Chat.

Nach dem Auflegen wird bei mir noch sehr lange das Gegenüber als "Im Gespräch" angezeigt. Die Statusanzeige ist also nicht wirklich sehr verlässlich.

microsoft teams aktualisiert nicht sauber.
Hat längst aufgelegt, doch der gute Jean Jacques ist laut Microsoft Teams noch immer im Gespräch.

Fazit kostenloses Microsoft Teams

In meinem Hauptjob nutzen wir den direkten Konkurrenten Slack. Diesen allerdings in der kostenpflichtigen Version. Insofern ist der Vergleich vielleicht nicht so wirklich fair.

Teams mag ganz interessant sein für Videomeetings. Als Collaboration Tool für private Meetings bedarf es aber entspannter User. Aktualisierungsprobleme in der Form, dass ein User als noch im Telefonat angezeigt wird, obwohl er längst aufgelegt hat, oder noch schlimmer, dass längst gelöschte Chats auf anderen Clients noch auftauchen (und sich dann natürlich nicht löschen lassen), können ganz schön heftig nerven. Geht das auch in einer Gratis-Version nicht besser? Oder liegt das wirklich hier an meiner Umgebung.

Immerhin kann man in den Einstellungen der Smartphone App durch Setzen von "App-Daten löschen" den Cache zurücksetzen. Für die Desktop-App habe ich das nicht gefunden. Wer da mehr weiss, gerne unten in die Kommentare.

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Das Verhalten, dass bei der Anmeldung zweimal nach der Telefonnummer verlangt wurde und es beim zweiten Mal zu Fehlermeldungen kam, konnte ich auf zwei völlig unterschiedlichen Rechnen nachvollziehen. Identisch war nur der Internetzugang.

Bei Slack habe ich mit derartigen Problemen nicht zu kämpfen. Ich gehe davon aus, dass das in den kostenpflichtigen Versionen von Teams (hoffentlich) auch nicht der Fall ist. Bei Teams fehlt mir bei der Bildschirmfreigabe vor allem die Möglichkeit, auf dem Bildschirm meines Gegenübers etwas zu markieren. Eine Funktion, die ich bei meinem Hauptjob sehr häufig benötige.

Falls du mehr Informationen zur kostenpflichtigen Teams-Version suchst, kann ich dir den ultimativen Microsoft Teams Guide auf der Homepage von siller.consuting empfehlen.

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