Wie die Daten aus dem Excel Formular auswerten?

Zuletzt aktualisiert am 3. Mai 2021 von Lars

Mit Excel lassen sich schöne Formulare für die Eingabe von Daten erstellen. Mein Artikel dazu und meine zwei Videos haben sehr viele Besucher. Excel-Formulare werden also gebraucht. Aber was mache ich denn mit den eingegeben Daten? Darum geht es in diesem Artikel!

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Einsatz von Formularen von Excel

Natürlich kannst du einfach auch nur ein Formular erzeugen, dass dann deine wenig mit Excel erfahrenen Kollegen ausfüllen können. Das könnten zum Beispiel Anmeldeformulare, Rechnungen, ein Ausleihschein fürs Lager, ein Übergabeprotokoll für eine Wohnung oder ein Kassenbuch für die Buchhaltung sein.

excel-formular-makros

Das Formular kann man dann entweder ausdrucken oder besser digital im Excel-Format oder als PDF abspeichern. Was aber, wenn die erfassten Daten in Excel weiterverarbeitet werden sollen?

Auch das lässt sich realisieren und zwar mit der Hilfe von Excel-Makros. In dem Artikel schauen wir uns das anhand eines Beispiels an.

Wir werden ein Formular für eine Adresseingabe erstellen und die eingegeben Adressen dann in einer Adresstabelle abspeichern.

Das Formular für die Adresseingabe

Zunächst erstellen wir ein einfaches Formular für die Adresseingabe:

Anschliessend fügen wird die nötige Adressliste auf einem neuen Tabellenblatt ein:

In diese Liste sollen später die eingegebenen Adressen landen.

Makro aufzeichnen

Wie erreichen wird das? Wenn wir das von Hand machen würden, würden wird ein leere Zeile einfügen und dann vom Formular die eingegeben Adressdaten (unser Formular) per Copy & Paste in die Liste übernehmen.

Anschliessend leeren wir noch das Formular und können von vorne beginnen.

Aufwändig, oder? Da wir aber immer die gleichen Aktionen machen, können wir diese in einem Makro aufzeichnen und auf Knopfdruck wiederholen. Praktisch, oder?

Wir müssen aber genau drauf achten, dass wir wirklich alle nötigen Schritte ausführen, damit das funktionieren wird. Also nicht, weil der Cursor gerade mal zufällig irgendwo steht, vergessen den Cursor in die richtige Zelle zu klicken.

Makros sind dafür geeignet, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. 

Die Makroaufnahme startest du links unten.

Anschliessend kannst du einen Namen für dein Makro vergeben und die Aufzeichnung starten.

Vergiss jetzt während des Aufzeichnens wirklich keinen einzigen Klick.

  • Füge auf der Liste eine leere Zeile ein.
    Warum hängen wir die neue Zeile nicht unten dran? Weil wir nicht wissen, wie viele Zeilen bereits eingegeben wurden, machen wir das so, damit wir immer in Zeile 2 die neuen Daten eingeben können.
  • Wechsle auf das Tabellenblatt "Tabelle1".
  • Klicke die richtige Zelle für Vorname an.
  • Nimm den Vornamen in die Zwischenablage.
  • Kopiere den Vornamen nach "Tabelle" auf A2, wobei du nur den Wert ohne die Formatierung einfügst.
    excel-formular-makro-13
  • Fahre mit "Name" und so weiter fort, bis alle Daten übertragen wurden.
  • Lösche die Eingabefelder auf "Tabelle1". Achte darauf, die Felder einzeln zu löschen, da wir später die übrigen Felder sperren (Formularschutz!).
  • Beende die Aufzeichnung des Makros (gleiche Stelle, an der du auch die Aufzeichnung gestartet hast).

Vorbereitung für den Makrotest und weitere Schritte

Ist der Reiter "Entwicklertools" bei dir in Excel schon zu sehen?

Wenn nicht, dann blende ihn so ein:

  • Datei
  • "Optionen"
  • "Menüband anpassen"
  • Haken bei "Entwicklertools" setzen

Teste dein Makro

  • Im Reiter "Entwicklertools" kannst du nun die Makros aufrufen und dein Makro starten

Mach dir nichts draus, wenn dein Makro nicht von Anfang an funktioniert. Eventuell hast du einen Schritt nicht aufgenommen. Zeichne das Makro einfach noch einmal auf. Sieh dir auch das Video dazu an.

Wenn dein Makro funktioniert, kannst du noch einen schönen Startknopf für dein Makro auf das Formular legen.

Über rechte Maustaste > "Text bearbeiten" kann die Schaltfläche anders beschriftet werden.

Anschliessend kann das dann so aussehen:

Ein richtiges Excel-Formular aus der Eingabemaske machen

Nun ist das noch nicht direkt ein Excel-Formular.

Ein Excel-Formular zeichnet sich dadurch aus, dass nur die Eingabefelder wirklich änderbar sind, um Fehleingaben zu verhindert.

Wir müssen daher erst einmal den Formularschutz für die Felder rausnehmen und dann das ganze Blatt schützen.

  • Markiere alle Felder.
  • Klicke mit der rechten Maustaste darauf.
  • Wähle "Zellen formatieren".
  • Klicke auf "Schutz".
  • Nimm den Haken "Gesperrt heraus".
  • Bestätige.

Bei der Schaltfläche musst du den Schutz nicht aufheben, obwohl es die entsprechende Position gibt. Ist nicht logisch, aber halt Excel.

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